Mit inoxision ARCHIVE Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge revisionssicher und erzeugen so einen zentralen Datenpool, in welchem Sie Informationen sekundenschnell wiederfinden können.
Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekundenschnelle Suche nach gewünschten Informationen.
So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus Ihrer E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchieren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren nach Informationen aus dem Nachrichtentext und den Anhängen. Die phonetische OCR-Texterkennung (optional) unterstützt Sie bei der Archivierung von Anhängen und Telefax-Nachrichten, welche Sie zuvor per E-Mail erhalten haben. E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.
E-Mails archivieren und recherchieren
Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool. Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden. Inoxision Archive Mail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.
Serverbasierende E-Mailarchivierung
Sie empfangen Ihre E-Mails direkt von Ihrem Provider per POP3/ IMAP-Konto oder haben einen eigenen Mailserver wie Kerio Connect, Microsoft® Exchange oder Tobit David im Einsatz? Inoxision ARCHIVE Mail greift alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt ab und archiviert diese revisionssicher. Welche E-Mails Sie mit welcher Leseberechtigung zur Recherche im zentralen Datenpool freigeben möchten, ist über das Zugriffsmanagement frei steuerbar. Somit können Sie jederzeit auf alle E-Mails zugreifen und entlasten dabei noch Ihren E-Mail-Server.
Zugriffberechtigungsmanagement
Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit inoxision ARCHIVE Mail können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. Beispiel: Ein Geschäftsführer kann mit voller Leseberechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation.
inoxision Secure Mail
inoxision secure Mail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.
Revisionssicher archivieren
Mit inoxision ARCHIVE Mail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert. Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für Ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.
Integration in E-Mail-Software
Mit den serienmäßig in inoxision ARCHIVE Mail enthaltenen Plugins für Microsoft® Outlook oder Tobit David® recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail oder übergeben eine E-Mail individuell mit zusätzlichen Informationen wie z. B. einer Projektnummer in das Archiv. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in der Oberfläche integriert. Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien filterbar.
Mobile Clients - mobiler Zugriff auf Archivdaten
Mit den Smartphone/Tablet Apps erhält jeder inoxision ARCHIVE Mail-Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das E-Mail-Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden. Der mobile Zugriff ist sicher und wird optional von Ihrem inoxision ARCHIVE Mail-Fachhandelspartner oder Ihrem Administrator eingerichtet.
Phonetische OCR-Texterkennung
Telefax-Nachrichten und gescannte Dokumente (BMP, TIF usw.) die Sie per E-Mail erhalten, werden mit inoxision ARCHIVE Mail archiviert und sind durch die im E-Mail-Header der Nachricht vorhandenen Informationen jederzeit recherchierbar. Mit der phonetischen OCR-Erkennung wird zusätzlich beim Ablegen das im Anhang befindliche Dokument durch die OCR-Erkennung erfasst und die erkannten Worte und Zahlen in den Volltextindex der archivierten Nachricht übergeben. So finden Sie eine E-Mail auch über ein Wort aus einem Dokument des E-Mail-Anhangs.
inoxision flexIntegrate Mail
Mit inoxision flexIntegrate Mail besteht die Möglichkeit, direkt in der Nutzeroberfläche Ihrer bestehenden Softwarelösung Elemente wie Buttons, Eingabefelder usw. für Archiv-Funktionen zu platzieren. Beispiel: Mit Hilfe eines individuell platzierten Buttons in Ihrer Software können Sie sich mit einem „Klick“ alle vorhandenen E-Mail-Korrespondenzen zu einer ausgewählten Adresse anzeigen lassen – ohne eine zusätzliche Anwendung starten zu müssen. Die Integration in Ihre Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ist auch für einen An-wender komplett ohne Programmierkenntnisse möglich. Es werden einfach direkt inoxison ARCHIVE Mail-Steuerelemente in die bestehende Software platziert.
inoxision Integrate Mail
Mit inoxision Integrate Mail erhalten Sie ein Werkzeug, das Ihnen eine tiefgehende Integration der Archiv-Funktionen in bestehende Software-Lösungen (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ermöglicht. Über die innovative inoxision Integrate Mail Skriptsprache sind komplexe Archiv-Funktionen und individuelle Informationsabfragen realisierbar – direkt aus Ihrer Unternehmenssoftware. Beispiel: Der Anbieter Ihrer Software-Lösung integriert per inoxision-Skript-API einen Recherche-Prozess direkt in die vorhandene Unternehmenssoftware.
Innovation & Leistung:
• unbegrenzte Mailkontenanzahl
• vollautomatische E-Mail-Archivierung
• revisionssicher
• nachvollziehbare Prozesse
• intelligente Volltextsuche
• zentraler Datenpool
• Zugriffsmanagement
• schnelle Recherche
• leichte Bedienung
• Smartphone / Tablet Apps
• Webclient
• Microsoft® Outlook Integration
• Volltextverschlagwortung (inkl. der lesbaren Mailanhänge)
• secure Mail Versandverfahren
• tiefgehende Integration in andere Software-Lösungen optional möglich
• Unterstützung von Microsoft® Outlook, Microsoft® Exchange, O365, Tobit® David, IceWarp, Kerio Connect, IMAP, POP3, SMTP u.v.m.
www.inoxision-mailarchiv.de/video