Inoxision ARCHIVE E-Mail- und Dokumentenarchivierung

Archivierung auf den Punkt gebracht.
Nahezu jedes Unternehmen kennt die zeitaufwendige Suche nach E-Mails und Dokumenten. Die Recherche der gewünschten Information kostet wertvolle Arbeitszeit. Durch die inoxision ARCHIVE Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten. Der direkte Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell – ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und -größe.

Es muss einfach gehen!
Inoxision ARCHIVE steht für leichte Bedienung und Übersichtlichkeit. Inoxision ARCHIVE ist sehr intuitiv und kann bereits nach kurzer Einarbeitungszeit genutzt werden. Insellösungen (verschiedene, bestehende Softwareprodukte) innerhalb eines Unternehmens werden zusammengeführt und so optimiert.
Der leistungsstarke inoxision ARCHIVE Workflowserver kann intensive Dokumentenverarbeitung auto-matisieren. Selbst komplexe Belegabläufe können damit leicht realisiert werden. Die innovative inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung sowie der OCR-Server bieten enorme Geschwindigkeit beim Archivieren der Dokumente. Der dadurch entstehende Volltextindex ermöglicht die Dokumentensuche mit Textfragmenten.

Kurz und knapp
Erleben Sie eine hochergonomische und automatisierte Dokumentenablage, eine richtungsweisende, effiziente Recherchefunktionalität und eine hervorragende Integrierbarkeit in Ihre bestehenden Softwaresysteme. Erleben Sie „Archivierung auf den Punkt gebracht“, erleben Sie inoxision ARCHIVE.

Papierdokumente - archivieren – recherchieren
inoxision ARCHIVE macht Ihnen den Abschied vom Aktenordner leicht. Selbst bei kleinen Unternehmen kommt eine Flut an Papierdokumenten zusammen. Diese wollen bearbeitet und abgelegt werden. Dabei füllen sich schnell Hunderte Aktenordner und Regale. Besonders das Wiederfinden von Unterlagen wird oft zur zeitaufwendigen Suchaktion. inoxision ARCHIVE bietet mit seinen zahlreichen innovativen Funktionen und Modulen die ideale Lösung rund um digitale Archivierung.

Digitaledokumente -
archivieren – recherchieren
Digital erzeugte Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Briefe, Lieferscheine und Angebote liegen in großer Menge auf unseren Speichermedien. Und es werden immer mehr! Das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und Informationen wird damit oft zum Problem. inoxision ARCHIVE bietet die ideale Lösung für alle, die schnell auf Dokumente zugreifen müssen. Dank der modernen Suchfunktionen finden Sie Ihre gewünschten Informationen per Mausklick.

E-Mailarchivierung - archivieren – recherchieren
Ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen wird heute per E-Mail abgewickelt. Die sichere und gesetzeskonforme Archivierung dieser Dokumente über einen langen Zeitraum ist dabei besonders wichtig. Mit inoxision ARCHIVE erhalten Sie ein leistungsfähiges Werkzeug um diese Dokumente zentral zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf E-Mails und deren Anlagen zu ermöglichen.

Recherche - Web- und Offlinezugriff - Informationen per Mausklick finden
inoxision ARCHIVE bietet einfache, innovative Recherchefunktionen. Recherchemasken können als Desktopverknüpfung genutzt werden, Suchfilter zeigen gewünschte Inhalte sekundenschnell an. Durch den inoxision ARCHIVE Offlineclient können ausgewählte Informationen auf Datenträgern gespeichert werden. Der inoxision ARCHIVE Webclient und die inoxision ARCHIVE Apps für Apple® iPhone, Apple® iPad und Microsoft® Windows bieten den schnellen Zugriff über das Internet.

Workflow - integrieren – optimieren
Personalkosten und Zeitaufwand stehen bei vielen Unternehmen im Fokus. Arbeitsabläufe sowie Recherchen verursachen hohe Personalkosten. Hier setzt inoxision ARCHIVE an, automatisiert und optimiert bestehende Unternehmensprozesse um ein Vielfaches. inoxision ARCHIVE reduziert die Reaktionszeit in Ihrem Unternehmen und steigert die Leistungsfähigkeit spürbar.


inoxision Stapelverarbeitung

Mit dem Modul inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung werden Dokumente wiederkehrender Geschäftspartner erkannt, vollautomatisch verschlagwortet und archiviert. Mit einfachen Erkennungsmasken werden gleichbleibende Bereiche auf einem Dokument festgelegt und per OCR-Erkennung ausgelesen. Anschließend werden diese Informationen dem gewünschten Schlagwort zugewiesen.

 

inoxision ARCHIVE Windows-Druckertreiber

Mit dem inoxision ARCHIVE Windows-Druckertreiber werden selbst erstellte Dokumente wie bspw. Ausgangsrechnungen oder Korrespondenzen vollautomatisch und revisionssicher archiviert. Die Dokumentenschlagwörter können per Steuerzeichen direkt im Ausdruck übergeben werden, sodass ein vollautomatischer Ablauf entsteht.

 

inoxision Recherchemasken und Volltextsuche

Recherchemasken gewähren einen zielgerichteten Zugriff auf die jeweils gesuchten Dokumente. Mit der Direktverknüpfung einer inoxision Recherchemaske auf dem Desktop verkürzt sich der Weg zu Ihren Suchanfragen enorm. Die Volltextsuche ermöglicht die Suche nach bekannten Textfragmenten. Dokumente, E-Mails, Anlagen und Telefaxe deren Inhalt im Volltextindex indiziert wurde, finden Sie in nur wenigen Sekunden.

 

inoxision Webclient

Der inoxision ARCHIVE Webclient ermöglicht den Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über das Internet. Ein Webserver vermittelt Archivdaten zu berechtigten Personen, diese können dann über einen Webbrowser genutzt werden. Userunabhänig können beliebig viele Zugriffskonten erstellt werden.
Inoxision ARCHIVE bietet für alle die ihre Daten nicht selbst online bereitstellen können einen sicheren und schnellen Web-Service für Ihre Archivdaten an.

 

inoxision DMS-Modul

DMS-Modul (mit Microsoft® Office Integration) Täglich erzeugen wir große Mengen an Daten, oft werden diese ohne Ablagesystem auf einem Speichermedium, Server oder Computer abgelegt. Bereits nach kurzer Zeit wird dabei oft das Wiederfinden zum Problem. Besonders Dokumente, die in ständiger Veränderung sind, werden oft in verschieden Versionen abgelegt – welche davon ist nun die aktuellste Ausführung? Genau hier setzt das moderne inoxision
ARCHIVE DMS-Modul an.

 

inoxision Workflowserver

Mit dem inoxision ARCHIVE Workflowserver werden komplexe Automatisierungsabläufe realisiert. Die Dokumentenbewegung im Unternehmen kann digital im Netzwerk dargestellt werden. Aufgaben können zeitgesteuert verteilt und abgerufen werden, bspw. Feedback geben, Dokumente prüfen oder Freigaben erteilen. Prozesse werden ausgelagert um so die ideale Auslastung der Rechenleistung gewährleisten zu können.

 

inoxision Rechercheagenten

Immer den Überblick behalten. Rechercheagenten informieren den Anwender, sobald Dokumente im Archiv einen vorher festgelegten Status erhalten. So können Workflowaufgaben im Unternehmen optimal und zeitsparend umgesetzt werden, wichtige Vorgänge werden so nicht vergessen. Dokumente können in andere Archive verschoben werden, Metadaten und Dokumentenstatus werden bei Bedarf automatisch geändert.

 

Tobit David und Microsoft Outlook Integration

Die inoxision ARCHIVE Integration für Tobit David® und Microsoft® Outlook bietet einen Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mail-Client. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind in der Oberfläche integriert.

inoxision Scanneranbindung

Scanneranbindung mit leistungsstarker OCR-Texterkennung, QR- u. Barcodeerkennung. Eingescannte Seiten werden mit inoxision ARCHIVE ergonomisch zu Dokumenten zusammengestellt und verschlagwortet. Inoxision ARCHIVE bietet in jeder Ausbaustufe eine Standard-OCR-Texterkennung. Lesbare Texte, Barcodes und QR-Codes können ausgelesen werden. Die Scannerhardware wird über den TWAIN-Standard oder das Scan-to-File bzw. Scan-to-FTP-Verfahren eingebunden.

 

inoxision Mailconnect

Der E-Mail-Verkehr in Unternehmen verstärkt sich unaufhörlich, was zunehmend den Bedarf einer Archivierung der E-Mails und deren Anlagen mit sich bringt.
Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect können beliebig viele E-Mail-Konten voll- oder halbautomatisch archiviert werden. Dank der innovativen Recherche-funktionen finden Sie E-Mails sekundenschnell und sparen wertvolle Arbeitszeit. Selbst aus dem E-Mail-Programm gelöschte E-Mails können so wiedergefunden werden.

inoxision Integrationsclient

Der inoxision ARCHIVE Integrationsclient bietet eine einfache und praktische Anbindung an Ihre Unternehmenssoftware.
Digital erzeugte Dokumente können so direkt im Archiv abgelegt werden. Bei Bedarf greifen Sie sekundenschnell auf alle archivierten Informationen und Daten zu. Das steigert die Anwendungseffizienz um ein Vielfaches und Sie können Anfragen schneller bearbeiten.

 

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